Arkevia où le coffre-fort numérique de 2022

Le coffre-fort numérique ARKEVIA est un outil en ligne conçu spécialement pour les salariés. Il permet notamment de dématérialiser les données et de dire au revoir au format papier. Sa principale fonction réside dans la réception et le stockage hautement sécurisé de données confidentielles et professionnelles telles que le bulletin de paie, les relevés de notes, les factures, les diplômes, etc. 

Arkevia c’est quoi ?

Présentation d’ARKEVIA

Le coffre-fort numérique ARKEVIA est un outil indispensable pour tout salarié, développé par Cegedim. Il permet de faciliter l’archivage des données confidentielles et personnelles, et cela en toute gratuité. Il consiste notamment en un espace fiable et sécurisé pour la réception et le stockage des documents tels que :

  • Les pièces d’identité ;
  • Les bulletins de salaire ;
  • Les diplômes ; 
  • Les diverses factures ;
  • Les documents émis par TEAM SRH.

Définition du coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique consiste en un espace de stockage hautement sécurisé et virtuel, sur lequel une entreprise peut classer divers documents comme les factures, les fiches de paie, les pièces d’identité, les documents officiels, etc.

Faire usage de cet outil de stockage virtuel procure plusieurs avantages tels que :

  • La dématérialisation des documents officiels pour éviter les encombrements avec les documents papiers ;
  • La protection totale des documents électroniques sur l’espace personnel privé ;
  • La sauvegarde des documents stockés sur une période pouvant aller jusqu’à 50 ans ;
  • L’accessibilité des documents et attestations à toute heure.

Tout le monde peut-il utiliser Arkevia ?

ARKEVIA est un outil de stockage de documents en ligne accessible pour tous ceux qui en ont besoin. Ainsi, que l’on soit employeur ou salarié, ARKEVIA propose des fonctionnalités inédites qu’il serait intéressant de découvrir.

Le fonctionnement d’ARKEVIA pour les employeurs

L’employeur utilisant ARKEVIA peut stocker à tout moment des documents et fiches importants qu’il doit partager avec ses salariés. Ces documents y seront alors archivés d’une manière sécurisée et fiable, dans le respect des dispositions règlementaires.

Le coffre-fort numérique ARKEVIA assure l’optimisation des procédures RH en réduisant les coûts de distribution des salaires. De plus, il est à noter que l’employeur à l’obligation d’alerter son salarié sur la distribution des bulletins de paie en format électronique, mais que son aval n’était pas forcément nécessaire.

Le fonctionnement d’ARKEVIA pour les salariés

Dès le moment où les documents et autres informations sont transmis par l’employeur, chaque employé de l’entreprise reçoit alors une alerte via email. Cette alerte va inviter le salarié à se connecter sur son espace personnel privé pour consulter lesdits documents.

Une fois sur son espace personnel, le salarié peut créer des « Répertoires » afin de mieux gérer et archiver ses documents. De plus, il aura la possibilité de réaliser des partages ou d’effectuer un téléchargement de ces documents sous format PDF.

Enfin, il est possible pour le salarié de demander à ce que ces documents ne soient pas dématérialisés. Pour cela, il devra envoyer une notification à son entreprise dans un délai de 30 jours après son arrivée au sein de l’entreprise. Passé ce délai, les documents seront numérisés automatiquement.

Quelles fonctionnalités de plus que les autres proposent Arkevia

Outre la gestion des fiches de paie, le coffre-fort numérique ARKEVIA propose également d’autres fonctionnalités intéressantes comme :

  • La mise à jour de façon quotidienne et sécurisée des données via des sauvegardes fréquentes ;
  • L’accès à unemultitude de documents importants ;
  • Le transfert des données vers d’autres logiciels de l’entreprise (Sage, Ciel, …) ;
  • L’accès à un mode collaboratif, permettant au salarié d’envoyer des notes de frais ou une demande de prise de congé ;
  • L’accès à la télédéclaration directe ;
  • L’instauration de bordereaux de cotisation.

Il est également à noter qu’il existe d’autres types de logiciels qui permettent de gérer l’emploi du temps des salariés, l’évolution de carrière et le développement des compétences des différents collaborateurs.

Les avis des utilisateurs de Arkevia

En utilisant ARKEVIA, un individu peut bénéficier de différents avantages que les coffres-forts numériques ont à offrir.

En premier lieu, l’individu peut profiter d’un énorme gain de temps et d’une facilitation des différentes tâches RH. Il ne sera plus nécessaire d’imprimer des documents papiers puisque le coffre-fort numérique se charge de stocker la totalité des données confidentielles efficacement. Cela permet alors de réaliser d’importantes réductions au niveau des coûts relatifs à l’impression.

En second lieu, ARKEVIA met en avant sa grande qualité en matière de confidentialité des données. Aucune autre personne que le titulaire de l’espace personnel ne peut accéder aux informations qui y sont stockées. Il s’agit alors d’un espace totalement sûr pour archiver ses documents personnels comme les factures, les bulletins de salaire et autres documents administratifs.

 

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